Come liberarsi delle riunioni periodiche
Come valutiamo un meccanico che ci prescrive di cambiare il filtro dell’olio il primo giorno dei mesi dispari…?
Cosa pensiamo quando un vicino di casa ci consiglia di innaffiare l’orto tutte le domeniche, anche quando piove…?
Come reagiamo se il dentista ci raccomanda di lavarci i denti tutti i giorni alle ore 8.00, anche se non abbiamo ancora fatto colazione…?
La logica di chi è sano di mente pone alcune domande:
- in quali casi va usato uno strumento?
- quali risultati si possono ottenere?
Il filtro dell’olio va cambiato quando abbiamo percorso determinati Kilometri. Allo stesso modo lo spazzolino serve a rimuovere i residui di cibo dopo un pasto. Nell’orto innaffiamo le coltivazioni che hanno bisogno di acqua. Se ha già piovuto abbondantemente, innaffiare non è utile, è dannoso!
Ma la convocazione di una riunione spesso sfugge al filtro logico.
Un motivo ci deve essere.
Come nasce una riunione periodica
La riunione è stata un successo, e il Manager, entusiasta del risultato ottenuto, dichiara: “Vi ringrazio per il lavoro fatto. Finalmente abbiamo trovato una soluzione a rilevanti problemi nei processi. Credo che dobbiamo continuare su questa strada…quindi, da oggi, tutti i lunedì alle 11 faremo il punto…”
Sembra una buona idea, nessuno si oppone. E’ nata una nuova riunione ricorsiva.
L’amaro risveglio
Già alla seconda riunione la gratificazione si riduce, e dalla terza i partecipanti arrivano in ritardo oppure non si presentano. Tutti hanno il laptop aperto; qualcuno risponde alle Mail, c’è chi naviga, chi si assopisce, chi si deprime…
Siamo ad un bivio: mantenere in vita un incontro palesemente inefficiente oppure lasciar cadere la riunione nell’oblio.
In entrambi i casi il Team riporta un trauma, la Leadership si appanna.
Per quanto si possano standardizzare alcuni processi, ottimizzare i template, chiarire i ruoli, non è possibile coniugare periodicità con efficienza.
Una solida cultura della riunione è l’unica difesa.
Gli anticorpi che proteggono la qualità della vita lavorativa hanno sede nella Competenza.
Ogni riunione va pianificata in base agli obiettivi: agenda, strumenti e partecipanti vanno scelti caso per caso.
Riunioni periodiche tossiche: riprendere il controllo
Per evitare la riunione periodica inefficiente e le sue tossiche conseguenze, servono anticorpi culturali, che vanno diffusi con metodo a partire dai piani alti delle organizzazioni:
- ogni strumento ha un’indicazione di utilizzo, che risponde a due domande: “In quali casi?” e “A che scopo?”.
- la riunione è uno strumento di lavoro che è efficiente solo se utilizzata nei casi appropriati e con finalità specifiche.
- una riunione è efficiente solo se ha obiettivo Specifico, che solo casualmente è il medesimo per due riunioni successive. Non bisogna confondere i processi iterativi (ES: “Esame dei Reclami e Disservizi”) con l’uso ricorsivo degli strumenti.
Solo uno sforzo formativo può trasformare un’organizzazione dove le Riunioni convocano le persone in un’organizzazione dove le persone convocano le riunioni.
Articolo a cura di Luigi Rigolio
Docente di Marketing Sanitario presso l'Università dell'Insubria.
