Cos’è Agile e perché sta diventando indispensabile portarlo in azienda

Il cambiamento è una costante. Aziende, organizzazioni e persone si affannano a “trattarlo” come fosse un’eccezione, si trovano spiazzate di fronte a ciò che muta e faticano moltissimo per adattarsi, ma il cambiamento è una costante: tutto cambia, più o meno lentamente, ma cambia. La pandemia e il successivo lockdown sono stati un acceleratore di cambiamento di portata globale: eravamo impreparati, certo, e molte realtà imprenditoriali non ce l’hanno fatta, ma se da questa esperienza possiamo imparare qualcosa, allora diventa indispensabile fare una riflessione seria sul concetto di cambiamento.

Le aziende hanno bisogno di strutture snelle, poco (o nulla) gerarchiche, veloci, capaci di sfruttare al meglio la tecnologia, che hanno ristretto la burocrazia al minimo indispensabile e che siano in grado di sviluppare un approccio adattivo. La domanda che tutte le aziende, oggi, dovrebbero porsi è: se il cambiamento è una costante, come posso organizzare la mia azienda in modo tale che non sia travolta dai continui cambiamenti ma che, anzi, sia in grado di evolvere continuamente per governarli? La risposta è Agile.

Agile è un modo di essere

Si scrive Agile (e si legge “agiàil”) ed è innanzitutto un mindset che viene raccontato nell’Agile Manifesto [1]: 4 valori e 12 principi che nascono nello sviluppo software ma che vengono efficacemente estesi a qualsiasi altra realtà; questo perché tutte le organizzazioni adottano processi produttivi finalizzati alla creazione di valore attraverso prodotti/servizi, e tutte le organizzazioni possono – devono! – continuativamente migliorarsi per poter rimanere competitive sul mercato. Veloci cambiamenti, necessità di affrontare situazioni a complessità crescente, mercati da ri-conquistare continuamente, clienti sempre più esigenti, necessità di abbracciare il principio del miglioramento continuo: queste sono le ragioni per adottare il Mindset Agile [2].

Agile non è solo per le aziende

A ben vedere, però, i presupposti per adottare il Mindset Agile non sono confinati soltanto nel mondo del business. Il principio del miglioramento continuo, il focus sul lavoro in team e la necessità di operare in logica collaborativa, hanno portato una produttiva applicazione anche in altri ambienti.

Agile è adottato oggi nell’istruzione scolastica all’interno dell’Ashram College in Olanda; pioniere di questa iniziativa è stato il prof. Willy Wijnands, a cui si deve la nascita della community EduScrum e la diffusione di questo approccio anche al di fuori dell’Olanda. EduScrum è un processo educativo di collaborazione attiva in cui il paradigma d’insegnamento viene capovolto: il docente determina il “perché” e il “cosa”, e gli studenti lavorano in team per determinare il “come” [3].

Ma il mindset è adottato anche in famiglia! Googlando “agile family” si trovano molti articoli e video che raccontano come il Mindset Agile sia stato utilizzato per gestire la quotidianità e la complessità della vita tra le mura domestiche, in cui cambiamenti, necessità crescenti, conflitti generazionali e orari stressanti sono una costante che assorbe quotidianamente infinite energie.

I principali vantaggi del Mindset Agile

Agile può attecchire ovunque ci sia bisogno di evolvere e di adattarsi rapidamente ai bruschi cambiamenti (tecnologici e di mercato in primis) e, più in generale, in tutti i contesti in cui restare competitivi non è una scelta e vige la regola “evolvi o muori”. Quello che è accaduto durante la pandemia ne è – purtroppo – una triste conferma: a parità di settore, alcune realtà sono riuscite a sopravvivere, altre non ce l’hanno proprio fatta, qualcuna ha aumentato il proprio business. Certo, i fattori concomitanti sono moltissimi ma ciò che è alla base di storie positive, in questo senso, è la comune capacità di trovare velocemente risposte alle nuove domande che il mercato pone. Prendiamo i bar: alcuni hanno chiuso in via temporanea, altri in via definitiva, altri ancora si sono organizzati per le consegne a domicilio della colazione. Con questo non si intende dire che consegnare a domicilio un cappuccino ha permesso di salvare i fatturati, ma di certo ci permette concretamente di ragionare sul concetto di “evolvi o muori”.

Il Mindset, per poter essere implementato, necessita di un nuovo modo di “pensare” l’organizzazione, il lavoro e le persone: è un cambiamento culturale prima che operativo, che passa attraverso lo sviluppo e la coltivazione delle mai troppo celebrate competenze trasversali, insieme ad una buona dose di coraggio, curiosità e passione. Un mix impossibile? Assolutamente no: ma è necessario uscire dalla visione secondo la quale il lavoro è innanzitutto fatica e sacrificio, e iniziare a pensare che quello che facciamo può essere fatto sempre meglio, con grande soddisfazione nostra e del nostro cliente.

Il primo grande vantaggio che produce Agile è quello di mettere al centro dell’azienda un obiettivo ben specifico: generare valore per il cliente. Sembra banale ma, soprattutto nelle grandi realtà si corre il rischio di perdere questo focus che viene progressivamente inghiottito da procedure e burocrazia interna, a discapito del soddisfacimento dei bisogni del cliente [4].

Facciamo un esempio molto pratico: il mio cliente ci contatta telefonicamente perché ha bisogno di una informazione per effettuare il reso di un prodotto; la telefonata viene presa in carico da un primo operatore, il quale però non è deputato a fornire la risposta desiderata per cui la chiamata verrà inoltrata a un altro operatore che poi chiederà al cliente di tornare sul sito dell’azienda e di cercare lì una e-mail alla quale dovrà inoltrare formale richiesta. Una procedura cosi farraginosa – e ciascuno di noi, in qualità di consumatore, potrebbe raccontare peripezie ben più ardite di questa – sta soddisfacendo un protocollo interno dell’azienda ma NON il bisogno del cliente di ricevere una informazione specifica in un tempo rapido.

Creare valore per il cliente non significa necessariamente mettere nelle sue mani l’ultimo ritrovato tecnologico, ma rimuovere una preoccupazione, un ostacolo, semplificargli la vita e ancor meglio metterlo nelle condizioni di incrementare rapidamente il SUO business.

Creare valore significa quindi sviluppare continuamente soluzioni, e Agile lo fa attraverso brevi cicli di produzione, molto più simili a un processo evolutivo che produttivo; questo consente all’azienda di essere efficace ed efficiente nei tempi e nei costi, e riduce drasticamente il rischio di arrivare in ritardo o fuori focus rispetto ai bisogni del cliente.

L’altro grandissimo vantaggio offerto da Agile è la valorizzazione delle persone, che sono messe al centro del processo. Oggi il nostro lavoro è fortemente basato sulla conoscenza e quotidianamente esploriamo nuovi modi di lavorare; l’apprendimento e l’evoluzione tecnologica modificano quotidianamente le nostre attività e sempre più diffusamente sentiamo parlare di knowledge worker e di persone che domani avranno ruoli e responsabilità che oggi ancora non esistono. Questo significa che l’elemento per avviare il cambiamento sono le persone: liberare il loro potenziale individuale e farlo convergere all’interno di un team consente di generare innovazioni che singolarmente è impossibile raggiungere. Aziende come Toyota, Google, Facebook, Atlassian (solo per citarne alcune) hanno colto perfettamente il valore di questo potenziale e si sono organizzate per dare ai propri dipendenti del tempo libero per sviluppare idee innovative con risultati davvero straordinari. Nel 2004 i fondatori di Google, Larry Page e Sergey Brin, incoraggiavano i dipendenti a utilizzare il 20% del loro tempo per lavorare su nuove idee di prodotti che avrebbero portato nuovi vantaggi a Google. Questo li avrebbe resi maggiormente creativi e innovativi; così sono nati grandi prodotti come Google News, AdSense, Gmail e altri ancora [5].

In tutto ciò, la capacità di lavorare in team assume un ruolo dominante: non stiamo più parlando di instaurare civili e cordiali rapporti con il collega ma di mettere su una squadra in cui le persone si sentono motivate, ispirate da un obiettivo comune, desiderose di dare il proprio contributo, in grado di comunicare efficacemente e di risolvere i conflitti interni per giungere, tutti insieme, verso una meta condivisa che rappresenta il successo di tutta l’azienda e di tutte le persone che fanno l’azienda.

Agile è la soluzione ad ogni problema?

Il Mindest Agile porta sempre dei vantaggi in tutti i contesti, anche a livello personale in termini di benefici derivanti dall’empowerment: orientamento al risultato, consapevolezza, collaborazione, assertività, sono concetti produttivi e validi in qualsiasi contesto. Ma bisogna stare attenti perché Agile non è la pallottola d’argento e la domanda da cui si dovrebbe partire, dovrebbe essere: perché dovrei utilizzare Agile nella mia azienda? La risposta che ne deriva ci dà gli strumenti per comprendere se ha senso investire in questo importante cambiamento. Senza porsi questa domanda si rischia di non acquisire la consapevolezza dei gap da colmare e dei benefici che Agile può portare, con conseguente scollamento tra risultati attesi e risultati effettivi una volta che il cambiamento sarà stato avviato.

Kurt Bittner [6] identifica cinque driver chiave per valutare l’effettivo bisogno di agilità nell’organizzazione e in una funzione aziendale:

1. Minaccia della concorrenza: qual è il livello di esposizione del mio prodotto rispetto alla concorrenza?
2. Volontà di sperimentare: quanto siamo aperti alla sperimentazione?
3. Incertezza della soluzione: quanto siamo certi che le soluzioni proposte incontrino i bisogni del mercato e degli utenti?
4. Decentramento delle decisioni: quanto sono libere le persone e i team nel prendere decisioni senza avere l’approvazione dei manager?
5. Potenziale di crescita del mercato: qual è la potenziale crescita del prodotto e dei ricavi nel mercato attuale?

I driver possono essere raggruppati tra interni (1 e 5) ed esterni (tutti gli altri): queste dimensioni definiscono le sfide a cui l’organizzazione deve far fronte. Se la concorrenza è alta e il potenziale di crescita è alto, devo liberare la struttura dando spazio a sperimentazione, a soluzioni di rapido sviluppo e test sul mercato, e soprattutto abbassare il livello decisionale consentendo alle persone e ai team elevata autonomia. È stato empiricamente dimostrato che è esattamente questo lo scenario desiderabile per avviare l’adozione di Mindset perché i risultati che si ottengono sono decisamente migliori rispetto agli approcci burocratici e waterfall (o predittivi) [3].

Il principale svantaggio di Agile è che richiede uno sforzo iniziale molto alto: realizzare un primo progetto con metodologie Agili richiede generalmente molto più lavoro rispetto a un approccio tradizionale.
Proprio per questo si è soliti dire che Agile è semplice, ma non è facile e governarlo può richiedere molti anni. Il principale ostacolo, quello che non consente un rapido beneficio della sua adozione, risiede nella necessità di cambiare abitudini e cultura che si sono radicate nel tempo; la nostra mente è abituata a risparmiare e per far questo implementa meccanismi automatici per governare stress e complessità: in situazioni difficili – e l’implementazione di un nuovo modo di lavorare è una situazione difficile, basti pensare alla fatica che facciamo già solo quando siamo costretti a cambiare un gestionale! – i comportamenti tendono a regredire verso le (cattive) abitudini precedenti, pertanto il rischio di scivolare indietro è sempre molto presente; e tuttavia vale sempre la solita regola: curiosità, studio, motivazione e allenamento sono davvero gli elementi capaci di rimuover qualsiasi ostacolo. Il punto debole più significativo possiamo forse ravvisarlo proprio nella fase iniziale dell’Agile transition perché basta non sostenere fattivamente Agile per un breve periodo per perdere rapidamente tutti i benefici ottenuti sino a quel momento.

Primi passi per introdurre Agile in azienda

Imporre Agile dall’alto all’intera organizzazione è un errore che ha dimostrato di portare al totale fallimento della transizione e spesso è solo una “ripavimentazione”, ovvero cambiano i nomi dei ruoli e delle riunioni ma si continua a lavorare come si è sempre fatto.

L’esperienza ci insegna che il modo migliore per introdurre Agile è partire da un progetto pilota, creando una cellula agile all’interno di una struttura organizzativa tradizionale: nella cellula si avvia un progetto formativo per condividere la conoscenza e creare un livello comune da cui partire, poi si sceglie una metodologia di lavoro (spesso Scrum) e infine si comincia la produzione per iterazioni. Risultati apprezzabili si riescono a ottenere già dopo tre mesi di sperimentazione. La cellula agile è supportata da un Agile Coach esterno che si preoccupa di formare, facilitare e supportare l’adozione di Agile garantendo che ci sia sempre un allineamento con i valori e i principi ispiratori. La trasformazione aumenta le sue probabilità di successo se si riesce a ottenere il coinvolgimento di tutti i principali stakeholder esterni alla cellula Agile, ad esempio figure del business, manager e dirigenti interessati e coinvolti nei risultati del progetto.

Riferimenti

[1] http://agilemanifesto.org

[2] https://www.forbes.com/sites/stevedenning/2019/08/13/understanding-the-agile-mindset/#2bf4be05c17f

[3] J. Sutherland, J.J. Sutherland, Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, 2014

[4] D. Shah, R.T. Rust, A. Parasuraman, R. Staelin, G,.S. Day, The Path to Customer Centricity, Journal of Service Research, Volume 9, No. 2, November 2006 113-124

[5] L. Page, S. Brin, “An Owner Manual” for Google’s Shareholders, 2004 Founders’IPO Letter

[6] K. Bittner, What’s Driving Your Need For Agility?, Scrum.org, 2017

 

Articolo a cura di Alessandro Ingrosso e Anna Di Girolamo