Costruire una cultura digitale sana in azienda

Il digitale è entrato sempre di più nell’organizzazione del lavoro, portando con sé parecchi vantaggi. Nell’articolo analizziamo l’altro lato della medaglia: la necessità di costruire una cultura digitale sana nel momento in cui si introducono nuove tecnologie nelle vite professionali delle persone.

Introduzione

Nell’ultimo anno i numeri mostrano un’Italia sempre più digitalizzata. Organizzazioni private e enti pubblici hanno speso somme sempre più consistenti nell’acquisto di attrezzatura digitale permettendo così alle persone di mantenere la business continuity.

Ciò che però è mancato in questo processo di digitalizzazione è l’accompagnamento dello sviluppo di una cultura digitale nel luogo di lavoro. Microsoft ha svolto una ricerca nel 2018 sulla cultura digitale nei luoghi di lavoro rilevando come nelle aziende con una scarsa cultura digitale, introdurre nuova tecnologia fosse deleterio per l’engagement delle persone.

Un esempio concreto della necessità di creare una cultura digitale sana emerge dalle ricerche della Professoressa Gloria Mark della University of California. La Mark ha studiato l’impatto della tecnologia sulle capacità cognitive e sulle performance delle persone per tutta la sua carriera. Nelle sue ricerche rileva come in media i knowledge workers abbiano una soglia di attenzione molto bassa quando lavorano al computer, con una durata del focus di soli 40 secondi prima di cambiare attività. Uno scenario tipico è vedere persone che iniziano a lavorare su un documento, poi danno un occhio all’email, tornano al documento, poi vanno su YouTube o altre piattaforme e il tutto comporta un’elevata dispersione. Spostare rapidamente l’attenzione durante la giornata lavorativa è collegato a maggior stress e minore produttività.

I problemi nelle aziende

I problemi che emergono per le persone rispetto all’uso della tecnologia al lavoro spesso possono sembrare banali. E quindi raramente vengono presi in carico ma piuttosto lasciati al buon senso del singolo.

Visto che ogni mente è un piccolo mondo, ciò che accade è che ognuno si avvicina più o meno ai nuovi software, piattaforme e dispositivi a seconda delle proprie attitudini, curiosità e necessità. Inoltre una volta che ci si mette ad usare un nuovo strumento, se non ci sono linee guida condivise ognuno usa le proprie. Il risultato è come se si guidasse l’automobile per la strada senza un codice condiviso.

Questo nel lavoro provoca problemi di vario tipo. Faccio qui alcuni esempi che prendo dalla mia esperienza come consulente e coach nell’ultimo anno con aziende grandi e piccole.

1 – Cattiva gestione della mail

Mi è capitato di vedere aziende in cui le persone si ritrovavano con caselle di posta oberate e un conseguente dispendio di tempo eccessivo nella gestione della stessa.

I problemi più comuni rilevati sono:

• abuso nel campo cc (o ccn) ottenendo un aumento del numero di mail ricevute nell’inbox delle persone;
• campo dell’oggetto usato in modo poco efficace per cui ognuno ha dei propri criteri non facilmente decodificatili dagli altri interni all’azienda;
• scarsa conoscenza degli interlocutori a cui indirizzare le proprie comunicazioni interne all’azienda creando una sovrabbondanza di invii.

2 – Cattiva gestione dei sistemi di messaggistica istantanea

Ogni azienda ha il proprio sistema, che si tratti di Teams, Google hangout, Slack ecc. ciò che accomuna molti è l’improvviso inizio d’uso di queste piattaforme senza una fase di allineamento.

I problemi più comuni rilevati sono:

• creazione di eccessivi gruppi di lavoro (e quindi chat) andando a creare una ridondanza nelle comunicazioni;
• Ricezione di messaggi a qualsiasi ora lasciando al singolo la decisione se rispondere o meno con il rischio di attivare sensi di colpa o stati di frustrazione;
• Ricezione di video chiamate non programmate aumentando il numero di potenziali interruzioni che il singolo deve gestire nelle ore lavorative.

3 – Cattiva gestione dei device nell’arco della giornata lavorativa

Essere sempre connessi e poter lavorare potenzialmente ovunque porta con sé il rischio di faticare nella gestione delle pause per rigenerarsi.

I problemi più comuni rilevati sono:

• Elevato livello di stress legato alla continua interruzione delle proprie attività e quindi frammentazione dell’attenzione nell’arco della giornata;
• Scarsa produttività nella propria mansione legata alla mancanza di momenti di lavoro focalizzato in quanto non tutelati nella cultura aziendale;
• Aumento della sedentarietà e malesseri fisici legati all’uso costante di pc e smartphone che si collega anche ad uno stato mentale ed emotivo di disagio visto che mente e corpo sono strettamente connessi.

Perché fatichiamo con la tecnologia, cosa dice la psicologia

Se pensiamo alla velocità con cui questi strumenti hanno invaso le nostre vite ci rendiamo conto che è del tutto normale percepire un certo grado di disorientamento. La prima telefonata da cellulare risale solo 1973 e fino al 1995 solo l’1% della popolazione mondiale era connessa ad internet. Ora però siamo in un momento storico in cui la singolarità sembra essere dietro l’angolo: 2045 è l’anno in cui secondo lo scienziato informatico Ray Kurzweil il progresso tecnologico raggiungerà una velocità tale da cambiare radicalmente il mondo per come lo conosciamo e in cui l’intelligenza delle macchine supererà di diverse misure quella dell’uomo.

Il nostro usare la tecnologia a volte in modi poco efficaci e che quindi creano nelle persone maggior stress, perdita di tempo e quindi di efficacia è in parte legato alla velocità con cui la rivoluzione digitale è arrivata.

Un altro elemento da non sottovalutare è che i media digitali che le persone usano nella propria vita privata sono costruiti secondo dei principi psicologici che non aiutano l’essere umano a prendersi cura di sé e della propria mente. Un piccolissimo esempio viene dal sistema delle notifiche. Elemento semplice e apparentemente banale che però ha un impatto diretto sul comportamento di tutti noi. Infatti la ricezione delle notifiche sui nostri dispositivi segue il meccanismo del rinforzo variabile: la variabilità nella frequenza e qualità di ciò che ricevo rinforza il mio comportamento a controllare cosa ci sia dietro quella notifica. La conseguenza è che anche quando non si aspetta nulla di specifico o il telefono non ha suonato, a molti si trovano a controllare il proprio cellulare. Questo è uno dei comportamenti legato alla prima parte dell’articolo: l’impatto potenziale del digitale sul focus delle persone.

Cosa fare: trattare la tecnologia come una persona

In questo panorama dunque come possiamo muoverci nei contesti lavorativi? Uno spunto concreto è quello di iniziare a trattare la tecnologia nell’organigramma aziendale come se fosse una funzione con una propria dignità e spazio. Questa è la proposta di Nadjia Yousif partner di Boston Consulting Group.

Cosa significa nel pratico?

Si tratta di disegnare l’organigramma aziendale inserendo la tecnologia come un elemento per il quale diventa necessario che le persone si pongano delle domande su come ci si relaziona con questo.

Per esempio: il nuovo sistema di comunicazione interna come viene percepito / usato e trattato dall’amministrazione dell’azienda? Come mai ci sono persone che lo usano molto e anzi interrompono spesso il loro lavoro per controllare la chat interna all’azienda e persone che invece se lo dimenticano completamente?

Andando a indagare sul tipo di rapporto tra i sistemi digitali inseriti e le singole specifiche funzioni aziendali, può emergere un quadro interessante da cui partire per poi costruire una cultura digitale adeguata. Dove per adeguata intendo sana per l’individuo e funzionale per l’organizzazione nel suo complesso.

 

Articolo a cura di Monica Bormetti