Individuare e diminuire i costi occulti di gestione del personale in maniera intelligente
Nella gestione delle risorse umane vi sono almeno tre punti in cui si annidano costi occulti che l’azienda paga senza la consapevolezza di farlo: la selezione; la valutazione delle competenze interne; il momento della fuoriuscita. In ottica competitiva l’azienda ha la possibilità di individuare ove si annidano i costi occulti e la possibilità di intervenire, anche con strumenti costruiti in house, per ridurre i costi e aumentare i ricavi di gestione.
Le imprese, lo sa anche chi non ha studiato economia, devono generare ricchezza al fine di aumentare il capitale netto aziendale. La variazione positiva del capitale netto o capitale proprio dell’azienda dipende dal risultato economico che, a sua volta, viene determinato dalla differenza tra costi e ricavi. Se i ricavi sono maggiori dei costi allora parliamo di profitto altrimenti abbiamo una perdita d’esercizio.
Le imprese, lo dicevamo poc’anzi, per garantire questo risultato hanno bisogno di ridurre i costi e di aumentare i ricavi, è questa la spinta quotidiana che muove le scelte di business e quelle di gestione diretta di mezzi, materiali e persone. Si badi bene che nel parlare di persone, argomento che professionalmente mi è più affine dell’economia aziendale, il discorso che possiamo fare ha i tratti della generalizzazione e diversamente non potrebbe essere a causa sia dei limiti di spazio dettati dall’articolo, essere specifici comporterebbe la redazione di un numero di volumi pari a quelli di un’enciclopedia con il rischio comunque di essere in alcuni punti superficiali, sia perché le persone offrono un ventaglio di possibili comportamenti e relazioni impossibili da declinare e prevedere nello specifico e tantomeno a priori.
Ma torniamo a noi e focalizziamoci sui costi di gestione. Si sa che quelli imputati al personale si differenziano in costi di gestione diretti, come il salario e lo stipendio, la formazione on the job e il trattamento di fine rapporto e indiretti, come i costi del professionista che cura le pratiche di assunzione, cessazione e la gestione della busta paga. Il paradosso della gestione delle persone sta proprio in questo, considerate come costi alla pari dell’acquisto di una qualsiasi merce hanno in sé i tratti degli investimenti.
Faccio un esempio, se una volta acquistata la merce la posso rivendere recuperando, si spera, il costo sofferto dall’azienda per acquistarla realizzando anche un plusvalore, il costo sofferto dall’azienda, nella gestione di una persona esso non verrà mai recuperato alla fine del rapporto (quello avveniva nello stato di schiavitù che fortunatamente non esiste più). Di fatto se pago una somma mensile X mi aspetto che la persona mi renda un valore di produzione Y maggiore di X come accade per i beni a fecondità ripetuta ma, diversamente dai materiali che per natura si esauriscono nel tempo, l’essere umano ha la capacità di acquisire esperienza, cultura aziendale e lavorativa che lo rendono con il tempo sempre più prezioso. Un valore che si porterà via con sé una volta che avrà deciso di lavorare per qualcun altro.
Occorre quindi capire come gestirne la permanenza nel modo più proficuo possibile. Per chi come me si occupa di persone per lavoro, è evidente che ci sono almeno tre momenti della vita lavorativa di un collaboratore in cui intervenire per ottenere una razionalizzazione dei costi di gestione spesso occulti.
- Il primo, al momento della selezione.
- Il secondo, durante la vita all’interno dell’azienda.
- Il terzo, al momento della cessazione del rapporto.
I costi occulti relativi alla selezione del collaboratore derivano spesso da scelte di risparmi che si tramutano in costi doppi. Pare quasi superfluo fare alcune considerazioni sul processo utilizzato tuttavia nella mia attività consulenziale ho visto spesso affidare questo momento a figure interne non specificamente formate a gestire efficacemente un momento così delicato.
La selezione lasciata alla valutazione di pancia o basata esclusivamente sulle competenze tecniche rischia di essere una bomba ad orologeria che può scoppiare da un momento all’altro. Introiettare la persona sbagliata esprime costosi diretti in termini di trattamento economico, costi di inserimento, stipendi, TFR ma anche in termini di investimenti in formazione che poi non resta in azienda. Tutto questo significa tempo, e quindi denaro, dissipato perché investito con una persona che non si è rivelata il soggetto migliore a cui si somma il costo di una nuova ricerca da portare a termine.
Costi occulti a cui si aggiungono altri costi occulti derivanti dai vantaggi che avete involontariamente fornito ai competitor: ogni giorno perso con una persona inadeguata significa un giorno di vantaggio competitivo per le imprese concorrenti che non hanno compiuto errori di selezione. Basterebbero davvero alcune accortezze per rendere migliore e soprattutto più efficiente il sistema di reclutamento risolvibile con un percorso di affiancamento o di formazione adeguato.
La standardizzazione del processo attraverso l’uso di strumenti, anche home made, è fondamentale per rendere l’attività razionale, meno energivora, più efficace e quindi meno costosa. La creazione di strumenti che hanno in sé tutti i crismi utili alla gestione del colloquio di selezione e la valutazione delle competenze tecniche e trasversali, risulta essere quindi il primo passo per ridurre i costi e massimizzare i risultati.
Nel secondo punto troviamo costi occulti ancor più pericolosi. Un esempio tra tutti il ragionamento legato al “mi costa troppo”. Esso deve trovare correlazione con l’espressione delle capacità e delle competenze all’interno di un preciso contesto aziendale ma se tutto si riduce alla mera configurazione di conto economico si perde di vista quello che è il valore di ricavo derivante dalle competenze espresse e quindi l’azienda rischia di compiere un errore strategico clamoroso che, se sul breve periodo non rivela appieno i suoi effetti nefasti, sul medio e lungo periodo può diventare un boomerang pericolosissimo se non addirittura fatale perché l’azienda non avrà un vantaggio ma un duplice maggior costo: da un lato non beneficerà più dell’esperienza e alla capacità maturata da quella persona; dall’altro avrà regalato ai competitor una persona “pronta all’uso”.
Dismettere un collaboratore capace, formato e con esperienza solo perché “costa” significa danneggiare l’elemento culturale ed esperienziale dell’impresa e quando l’impresa fa a meno del proprio know how allora va da sé che è destinata ad un futuro infausto.
Diversa, chiaramente, è il caso opposto ovvero quello in cui la dismissione di un collaboratore viene giustificata dal sussistere di una relazione negativa tra le competenze manifestate e la retribuzione. In questo caso la scelta di fare a meno di una persona è giustificata anche dal fatto che la struttura culturale aziendale non ne risulterà danneggiata. Rimane quindi la questione principale, pagare il giusto riducendo gli sprechi e i costi occulti anche nella gestione del personale.
Per portare a termine questa operazione dobbiamo rispondere ad un paio di domande tanto semplici quanto affatto banali: quali sono le competenze necessarie alla mia impresa e al mio business? Se è vero che devo pagare il giusto come posso misurare le competenze? Queste due domande aprono il tema della valutazione del personale e delle competenze ad esso ascrivibili subordinate alla variabile del ruolo e della mansione. Anche in questo caso l’applicazione di semplici strumenti è sufficiente ad evitare errori macroscopici.
Il terzo costo occulto si manifesta all’approssimarsi della cessazione del rapporto di lavoro dovuto al desiderio della persona di esprimere il proprio talento in un’altra organizzazione. Se abbiamo strutturato un processo di selezione e un sistema di valutazione e monitoraggio delle competenze efficaci, allora sarà molto facile capire chi effettivamente possiede le competenze che vogliamo tenere all’interno dell’azienda.
Come scegliere quindi razionalmente chi trattenere all’interno dell’azienda? Anche in questo caso gli strumenti che ho testè illustrato ci vengono in aiuto ancora una volta. Basterà ricondurre i dati ad un andamento storico che ci mostra chiaramente come la risorsa si è comportata negli anni. Dati utili che spesso ci fanno capire se e per quale motivo la persona va trattenuta a tutti i costi e ulteriormente valorizzata.
Come abbiamo visto, anche se prese in buona fede, nelle pieghe delle decisioni manageriali che riguardano la gestione delle persone si nascondono costi occulti che possono pesare davvero parecchio all’azienda. Alcuni semplici accorgimenti possono evitare errori fatali, ridurre i costi e aumentare i ricavi a beneficio dell’impresa ma anche delle persone che vi lavorano. Questo articolo, lo dicevo all’inizio, non può avere carattere di esaustività ma in conclusione possiamo affermare che fermarsi a fare alcune considerazioni oggettive e un’analisi corretta della gestione del personale deve essere il primo passo da compiere.
Articolo a cura di Piero Vigutto
Piero Vigutto nasce a Pordenone nel 1974. Dopo il liceo scientifico frequenta la facoltà di Psicologia a Trieste. Si specializza a Padova in Psicologia del Lavoro e delle Organizzazioni con il professor Majer che gli offre la possibilità di confrontarsi con le migliori menti dell’ateneo patavino e di fare esperienza in prestigiose realtà aziendali. Successivamente entra nel gruppo ORGA di Milano con il ruolo di responsabile selezione e reclutamento per il Nord Est. Profondo conoscitore dei processi economici e giuridici della gestione del personale e, soprattutto, dei meccanismi umani, relazionali e psicologici interni alle aziende, offre le sue consulenze come libero professionista ed HR Temporary Manager. Ha scritto i saggi di psicologia del lavoro La percezione del rischio (L’Orto della Cultura, 2016) e Il welfare aziendale a Km Zero (Self Publishing, 2018), Organizzare la selezione nelle PMI. Indicazioni e strumenti per valutare i candidati, comporre le esigenze e governare il processo (Franco angeli, 2018), La giusta leva. Sviluppare l’engagement partendo dalle persone (Self Publishing, 2020). I suoi articoli sul mondo del lavoro e delle imprese sono stati pubblicati da numerose riviste specializzate e di settore e il suo blog personale conta ormai centinaia di articoli e migliaia di visitatori.
