La comunicazione come elemento fondamentale della negoziazione

La negoziazione risulta essere uno strumento fondamentale nella gestione delle relazioni con gli altri, dal momento che, per riuscire ad ottenere dagli altri ciò che ci aspettiamo, è necessario metterci in relazione con essi in forme che possono essere le più diverse.

Negoziare non è però un semplice modo di vincere o perdere, ma affinché il negozio abbia successo si richiede la conoscenza di come la pensino gli altri e quindi sono richiesti, o quantomeno auspicabili, il rispetto e la comprensione dei loro punti di vista. Bisogna dunque superare la convinzione per cui un negoziatore abile sia una persona priva di scrupolo e di etica; difatti nella nostra cultura la negoziazione è spesso associata all’inganno ed all’astuzia.

Fatte queste premesse, si può affermare che in un negoziato ottimale, le parti collaborino per ottenere i massimi benefici possibili, attraverso l’integrazione dei rispettivi interessi, in un accordo soddisfacente per tutte le parti, avendo come scopo quello di creare un valore aggiunto destinato ad essere ridistribuito per soddisfare pienamente le parti. In questo caso il valore viene quindi aumentato attraverso la condivisione delle informazioni tra le controparti.

Vi è poi una strategia tipica di un rapporto conflittuale e competitivo che ha come scopo quello di sconfiggere l’avversario. In questo caso l’’interlocutore viene considerato un antagonista e difficilmente il negoziato andrà dunque in porto con la piena soddisfazione di entrambe le parti.

In genere, si può affermare che ogni negoziato si fondi su due livelli, ovvero sulla sostanza e sulla procedura per raggiungere l’accordo. Determinante però è sempre il modo con cui si affronta il negoziato stesso.

Appare quindi necessario far leva sugli interessi reali delle parti, anziché sulle posizioni e partire dal presupposto che si sta trattando con esseri umani e che quindi si debba sempre tenere in considerazione quelle che posso essere le loro emozioni, i lori interessi ed i loro bisogni.

Quando si negozia secondo le posizioni le parti tendono difatti a rinchiudersi, facendone quasi una questione personale. Il risultato può essere allora tanto un accordo che la rottura dei rapporti. In questo caso la trattativa diventa uno scontro di volontà, dal momento che si cerca di far cambiare opinione al nostro interlocutore.

Errata appare però anche una trattativa eccessivamente morbida, finalizzata a mantenere ad ogni costo buono il rapporto con la controparte anche stipulando un accordo non soddisfacente.

Questa tipologia di trattativa ci rende di fatto vulnerabili verso coloro che praticano una trattativa più rigida, più dura, per la quale si può essere costretti continuamente a fare delle concessioni.

Nel raggiungimento di un accordo, ogni parte è interessata a soddisfare i propri interessi concreti, ma anche a mantenere i buoni rapporti con la controparte soprattutto se si tratta di una relazione che si protrae da tempo e per la quale vi è la necessità di proseguirla in futuro. In questo caso la prosecuzione del rapporto è addirittura più importante della trattativa stessa.

In ogni negoziazione vi sono sempre presenti tre elementi: gli interessi, le questioni e le posizioni e bisogna saperli riconoscere ed individuare.

Le questioni sono l’oggetto stesso della negoziazione. Le posizioni sono i comportamenti che le parti della trattativa hanno deciso di tenere in merito alle singole questioni. L’errore più comune è di confondere la posizione con gli interessi e quindi si assumono delle posizioni inamovibili; ma è proprio modificando le posizioni che riusciamo il più delle volte a soddisfare gli interessi.

Gli interessi sono ciò che abbiamo di mira con la negoziazione a prescindere dalla posizione che abbiamo assunto. Può benissimo capitare che due negoziatori abbiano posizioni diverse, ma che siano determinate da interessi comuni. È importante capire quale sia la posizione della controparte perché influenza ed orienta la trattativa, ma è ancora più importante conoscere i relativi interessi. Se si lavora solo sulle posizioni si rischia di non raggiungere un accordo se le parti sono determinate a mantenerle e per questo bisogna far emergere i relativi interessi.

Negoziare significa allora relazionarsi con una controparte, e quindi la negoziazione risulta essere fortemente connessa con la comunicazione, pur non essendo un puro e semplice invio di un messaggio perché ne comprende l’elaborazione.

La comunicazione rappresenta lo strumento attraverso il quale si svolge la negoziazione e quindi una cattiva comunicazione può vanificare la buona riuscita di una trattativa.

Comunicare vuol dire infatti mettere in comune sia informazioni che stati d’animo, attraverso l’utilizzo di uno o più canali di trasmissione e come ogni processo umano, non può esistere senza che vi sia un obiettivo ben preciso.

Pertanto si deve tenere sempre presente che il significato della comunicazione risiede esclusivamente nel feedback che si ottiene dal nostro interlocutore. In ogni comunicazione c’è difatti sempre un feedback o messaggio di ritorno, quale risposta del nostro interlocutore e può essere di tipo verbale, oppure non verbale.

La comunicazione è lo scambio reciproco di informazioni, opinioni, richieste, emozioni … e non si può negoziare se non si conoscono le tecniche di comunicazione efficace.

Gli elementi fondamentali della comunicazione sono sei:

Emittente: la persona che emette il messaggio;

Ricevente: colui che riceve il messaggio emanato dall’emittente;

Messaggio: corpo della comunicazione;

Referente: scopo ed argomento della comunicazione;

Codice: insieme delle regole utilizzate per comunicare;

Canale: strumento della comunicazione.

 

Durante una comunicazione, emittente e ricevente interagiscono tra di loro scambiandosi un messaggio attraverso un canale di comunicazione.

È importante comprendere anche la differenza tra ricevente o destinatario, dal momento che il primo è l’elemento che recepisce il messaggio, ma non è il diretto interessato, mentre il secondo è la persona a cui il messaggio è rivolto.

In alcune forme di comunicazione, come un dialogo, una discussione, un colloquio ecc., emittente e destinatario si scambiano continuamente di ruolo; il destinatario, dopo aver ricevuto il messaggio, diventa emittente inviandone a sua volta un altro che viene recepito dal vecchio emittente, ora destinatario.

Il dialogo è una continua verifica della comprensione: attraverso un feedback, o informazione di ritorno, l’emittente riesce a percepire se il destinatario ha compreso o meno il messaggio.

Per essere efficace, il messaggio che inviamo in una comunicazione deve obbligatoriamente passare per un determinato mezzo fisico o una particolare via di trasmissione, il canale.

I canali possono essere di vario tipo, per esempio le onde sonore combinate con l’aria o un foglio di carta su cui viene scritto del testo. Inoltre, la scelta del canale è strettamente legata alla natura del messaggio, al contesto e alle caratteristiche del ricevente.

Per far in modo che il processo di comunicazione sia completo e corretto, il messaggio deve passare attraverso il canale idoneo e deve essere comprensibile al destinatario.

L’emittente e il ricevente devono conoscere il medesimo codice, ossia l’insieme delle regole che permettono di dare un significato e un valore ai segni e ai simboli utilizzati all’interno del messaggio stesso.

Se analizziamo oggettivamente l’alfabeto scritto, ci accorgiamo che esso è un insieme di simboli, i quali assumono un significato specifico solo quando emittente e ricevente sono a conoscenza del codice necessario a decodificarli.

Al fine di rendere possibile la comunicazione, soprattutto in una fase di negoziato, il codice deve essere scelto prima dell’inizio della stessa e deve essere noto all’emittente e al ricevente.

Durante la comunicazione, possono modificarsi alcuni parametri che rendono necessario un riadattamento del codice. In questi casi si parla di transcodificazione, ossia, il passaggio da un tipo di codice ad un altro.

Altro elemento fondamentale della comunicazione durante una negoziazione è “Il registro linguistico”, ovvero il livello espressivo scelto dall’emittente (vocaboli, costruzione della frase, pronuncia, tono) in base alla situazione e al rapporto esistente tra trasmettitore e ricevente.

Il registro, però, è efficace se è adeguato ai destinatari proprio perché il negoziato stesso rappresenta un processo complesso che vede coinvolta una pluralità di attori, come detto, con interessi, valori e preferenze diversi. Per superare un approccio efficace, occorre dunque analizzare approfonditamente la comunicazione che può influenzare il processo decisionale e quello negoziale. Un buon negoziatore deve conoscere alla perfezione le tecniche comunicative, per evitare di esserne vittima, prima che per utilizzarle a suo vantaggio. Un buon negoziatore tenderà piuttosto ad individuare delle strategie di comunicazione win-win in modo che sia il messaggio, sia il registro linguistico, sia il canale, sia il codice, sia le regole della comunicazione stessa siano adatte in ogni diverso momento del processo negoziale.

BIBLIOGRAFIA

• De Andreis F. e Petruzzo S., Environment and conflict management for research and development support, in European journal of economics and management sciences, Vol. No. 2, 2017
• Raiffa, H. The art and science of negotiation, Cambridge: Harvard University Press, 1982

 

Articolo a cura di Federico de Andreis