La visibilità e il controllo nel processo di distribuzione: TMS e KPI

Il mercato logistico in Italia, nel primo semestre del 2017, è stato caratterizzato da una crescita dovuta a sviluppi chiavi in mano di immobili logistici su misura e in affitto, legati ad una crescente domanda dei 3PL, del mercato retailer e dell’e-Commerce. Ci si aspetta che un maggiore numero di prodotti, in linea con gli standard internazionali, siano distribuiti sul mercato, creando maggiori opportunità per il futuro. In particolare, l’espansione dell’e-Commerce sta generando una domanda crescente di magazzini di piccola taglia nelle periferie dei maggiori centri urbani, per la logistica dell’ultimo miglio.

In questo contesto il processo di distribuzione appare sempre più critico e al contempo strategico, in quanto può consentire ai fornitori di servizi logistici e ai mittenti i livelli di servizio e i costi più adeguati per garantirsi redditività e competitività.

Tra le leve strategiche a disposizione di costoro, la visibilità delle informazioni sullo stato del processo e il controllo delle prestazioni ricoprono un ruolo fondamentale. In questo articolo vogliamo approfondire in che modo è possibile garantirsi la visibilità e il controllo nel processo distributivo, mediante l’uso di applicazioni di tipo TMS – Transport Management System congiuntamente ad un sistema di indicatori di prestazione (KPIs – Key Performance Indicators).

Per definizione, un TMS è un sistema usato per pianificare il trasporto, ottenere quotazioni e acquistare servizi di trasporto di tutti i modi, selezionare il percorso e il vettore migliore, gestire i conti e i pagamenti, misurare le prestazioni. Il TMS si pone come software di integrazione tra il sistema di gestione degli ordini di un’azienda e il sistema di gestione del magazzino. I prodotti TMS presenti sul mercato includono anche moduli per l’ottimizzazione dei giri, l’ottimizzazione del carico, lo stato dell’ordine e la gestione del vettore. Uno dei valori aggiunti prodotti dai TMS per le aziende è la visibilità lungo la catena di trasporto, che consente di gestire le operazioni operando previsioni, avendo riscontri in tempo-reale, fornendo prestazioni coerenti e con adeguato rapporto costi-qualità.

Le funzionalità più comuni dei TMS si rivolgono sostanzialmente a supportare l’azienda a livello strategico, di pianificazione ed esecutivo. Secondo Gartner (2016) il mercato globale dei TMS è valutato ben oltre 1,2 Miliardi di Dollari al 2014 con una crescita attesa del 6.95% (CAGR) al 2020. I leader di mercato sono Oracle, SAP e JDA Software. Uno dei settori di mercato crescenti è quello delle piccole e medie imprese, a cui si stanno affacciando nuovi produttori di TMS, che mettono in primo piano i costi e la velocità di implementazione. I TMS sono offerti come SaaS (Software as a service), con installazione locale o in modalità ibrida.

Le caratteristiche funzionali di un TMS possono essere classificate in tre principali categorie: ottimizzazione, esecuzione, gestione delle prestazioni. Per quanto all’ottimizzazione, le due funzioni principali sono la selezione del modo di trasporto e del vettore, la definizione del percorso e il consolidamento. La prima funzione consente di selezionare il vettore più conveniente, e relativo modo di trasporto, sulla base del costo, dell’efficienza e della distanza. Il sistema è flessibile e propone il vettore migliore valutando le prestazioni passate, la tariffa e le condizioni contrattuali. In merito all’ottimizzazione del percorso e al consolidamento, la funzione del TMS fornisce il percorso ottimale per i vettori. Può anche gestire il consolidamento di spedizioni anche in caso di trasporto multimodale. Questo aspetto riduce il numero di viaggi non produttivi, facendo risparmiare costi di carburante ed emissioni inquinanti.

Nella categoria funzionale dell’esecuzione, il TMS integra capacità EDI (Electronic Data Interchange), sistemi di controllo di gestione e pagamento, capacità di integrarsi con il WMS (Warehouse Management System). L’EDI è uno standard di comunicazione per la trasmissione criptata delle informazioni critiche tra i diversi attori della supply chain (es. ordini, anagrafiche prodotti, progetti, fatture, giacenze, tariffe), e se integrato nel TMS consente accuratezza e velocità nello scambio dei dati relativi al processo di distribuzione (spedizione e trasporto). Ne consegue la riduzione del supporto cartaceo, la disponibilità immediata e la correttezza delle informazioni. Il sistema di controllo consente di valutare i costi dei vettori e, se collegato ad un sistema di gestione finanziaria, anche di gestire le procedure di pagamento. L’integrazione con il WMS costituisce un aspetto fondamentale per garantire la coerenza del flusso di materiali dal prelievo alla spedizione e alla consegna. Le informazioni aggiornate e disponibili in tempo reale migliorano il processo di decisione.

Per quanto alla gestione delle prestazioni, la visibilità, il tracciamento e la cosiddetta Business Intelligence (BI), costituiscono le tre principali funzioni a valore aggiunto. La visibilità fornisce una vista dettagliata dell’intero processo di trasporto, che diventa così più facilmente gestibile. In particolare, la conoscenza tempestiva delle informazioni di processo lungo la supply chain (es. stato degli ordini, stato della produzione, posizione del carico, inventari, capacità di carico, ecc.) consente di controllare domanda e offerta e di minimizzare i costi di trasporto. Il tracciamento delle spedizioni (Track&Trace) è una funzionalità importante per garantire l’efficienza del processo distributivo e richiede uno scambio delle informazioni tra vettore, distributore e cliente. Per Business Intelligence si intende una serie di strumenti di analisi che forniscono misure (metriche) per prendere decisioni operative o strategiche, per identificare esigenze e margini di miglioramento, e valutare l’efficacia delle strategie aziendali.

Vogliamo soffermarci proprio su questa ultima funzionalità per evidenziare l’importanza di tali misure in genere raccolte in un sistema di KPI. A titolo di esempio, consideriamo un’azienda di autotrasporto merci e la funzione di gestione operativa della flotta. Questa richiede un sistema di KPI che andrebbe a costituire una funzione di BI del TMS. È utile misurare: l’utilizzo delle risorse (veicoli e autisti), il livello di servizio offerto (ritardi, anomalie) e alcuni parametri che influenzano la profittabilità dei servizi.

Nella tabella di seguito si riportano alcuni KPI di esempio, per categoria, fornendone una descrizione e il metodo di calcolo.

Categoria	Indicatore	Descrizione	Metodo di calcolo
Utilizzo delle risorse	Grado di saturazione degli autisti (%)	Misura la percentuale di utilizzo delle risorse (autisti). Il riferimento è al tempo che questi sono in viaggio, rispetto a quello disponibile escludendo i periodi obbligatori di riposo.	(Ore in viaggio/Ore disponibili) x 100
	Fattore di carico (%)	Misura, per ogni viaggio, la quantità di merce caricata sui veicoli, rispetto alla capacità massima del veicolo (in volume o in peso). Vengono escluse in questo caso le tratte percorse a vuoto.	(Quantità trasportata/Capacità massima del veicolo) x 100
	Percorrenza a vuoto (%)	Misura, per ogni viaggio, quanti km sono percorsi a vuoto (senza carico a bordo) rispetto ai km totali del viaggio. È un indice dell’efficienza del processo di pianificazione.	(Km a vuoto/Km totali) x 100
	Tempo medio di riardo in consegna (ore)	È misurato soltanto per le consegne che sono effettuate in ritardo e serve per controllare con quanto ritardo in media gli autisti si presentino ogni volta ai clienti a cui devono consegnare la merce.	Tempo totale di ritardo/Numero di consegne in ritardo
Livello di servizio	Indice di prestazione (%)	Misura quanti servizi siano stati effettuati senza l’insorgere di imprevisti o errori. Fornisce quindi un’indicazione sull’affidabilità dell’azienda.	(Consegne senza errori/Consegne totali) x 100
Livello di servizio	Percentuale di partenze in ritardo (%)	Indica la percentuale di veicoli che sono partiti in ritardo dalla base. Può evidenziare problemi nelle operazioni precedenti al servizio di trasporto.	(Partenze in orario/Partenze totali) x 100
Indicatori economici	Consumo medio di carburante (l)	Indica, per ogni veicolo, il consumo di carburante medio su una percorrenza di 100 km	(Litri consumati per percorrere 100 km)/100
Indicatori economici	Numero di interventi di manutenzione	È una misura, relativa ai veicoli, che indica il numero di interventi di manutenzione effettuati, rispetto a quelli previsti. Con tale misura si evidenziano perciò i veicoli che hanno più avuto problemi o incidenti, e per cui è stato sostenuto un costo di manutenzione non previsto.	(num. Interventi di manutenzione/num. Interventi pianificati)

È bene considerare che un KPI deve poter essere facilmente misurabile, comprensibile e utile. I TMS offrono chiaramente la misurabilità, elaborando dati presenti sul sistema, raccolti in modo automatico o imputati sistematicamente e periodicamente e resi disponibili mediante database. La comprensibilità e l’utilità dipendono dall’interpretazione che se ne fa a livello di management dell’azienda. A tale proposito i TMS possono offrire reportistiche sintetiche (es. cruscotti di indicatori) per supportare nell’interpretazione e la successiva decisione. Infatti, un sistema di KPI comporta sempre un loop di tipo misura-interpretazione-azione. Le azioni vanno a migliorare il processo a beneficio della redditività e competitività dell’azienda.