Organizzazione del tempo e gestione dello stress: spunti e strategie

Siamo tutti molto presi dai molteplici impegni e scadenze, ci sentiamo come degli acrobati in bilico con la sensazione di perdere l’equilibrio da un momento all’altro: il moltiplicarsi dei mezzi di comunicazione ha reso sempre più complesso il destreggiarsi tra riunioni, teleconferenze, email, telefonate, messagistica tradizionale e whatsapp, oltre ai social. Lo stesso strumento ha a volte un duplice utilizzo invadendo e confondendo i confini tra vita professionale e privata, erodendo spazio vitale al tempo libero che è fondamentale per ricaricarsi di energia positiva.

Il silenzio e lo stare soli con se stessi è diventato raro e prezioso; è quindi importante riflettere su come organizzare al meglio il nostro tempo per trovare e mettere in pratica strumenti e accorgimenti che possano da un lato semplificare e ridurre all’essenziale, a quello che veramente conta, dall’altro farci ritrovare piacevolezza e concentrazione in quello che facciamo compresi i compiti più gravosi, essere quindi sia efficienti sia efficaci per usare la terminologia dei corsi di Time management.

Come sempre dobbiamo partire dalla consapevolezza dell’utilizzo del nostro tempo e a questo scopo consiglio sempre ai miei clienti di praticare l’auto-osservazione ovvero diventare un po’ “scienziati” di se stessi, guardandosi dall’esterno in modo obiettivo per comprendere come “funzioniamo”, cosa determina le nostre scelte, cosa c’è a monte. E’ imprescindibile in questo caso considerare che, come le neuroscienze hanno confermato, la percezione del tempo è soggettiva, per cui è indispensabile essere consapevoli di come soggettivamente percepiamo e gestiamo il tempo e il nostro rapporto con questa entità altamente variabile.

Le domande da porsi sono: in che modo decidiamo? In che modo assegniamo le priorità della giornata e organizziamo la nostra agenda? Dietro ogni scelta ci sono i nostri valori e i bisogni corrispondenti: se non si fa un attento esame di questi si rischia di essere in balìa degli eventi o di scelte compiute da altri per noi ma non siamo noi che stiamo timonando la barca! Solo riconoscendo i bisogni saremo in grado di affrontare le decisioni prese con lucidità e senza stress e le azioni conseguenti risulteranno fluide anche se impegnative. L’obiettivo è quello di condurre una vita il più possibile serena ed equilibrata che ci porti soddisfazione e benessere, in linea con i propri valori e con l’autentica espressione del sé.

Una soddisfacente organizzazione del tempo implica infatti il superamento dei vincoli e dei condizionamenti dai quali saremo capaci di liberarci solo se li avremo prima individuati e riconosciuti come tali.

Ma sviluppare autonomia e autodisciplina per stabilire un programma di lavoro e riuscire a rispettarlo, nonostante interruzioni frequenti o imprevisti sopraggiunti, può risultare complesso in un tempo in cui siamo iperconnessi e sempre online. Pertanto è necessario acquisire e allenare le suddette competenze.

Nello specifico, l’organizzazione delle proprie attività si articola attraverso diverse azioni:

• Stabilire le priorità
• Pianificare l’agenda, programmando le proprie attività
• Imparare a gestire le interruzioni
• Imparare a gestire gli imprevisti
• Imparare l’arte della delega
• Imparare a dire di NO (il modo più prezioso per risparmiare tempo!)

Per fare questo dobbiamo prima comprendere il concetto di priorità, il tempo è una risorsa limitata mentre le cose da fare paiono illimitate.

Occorre scegliere le cose da fare prima, da fare personalmente e quelle da far fare.

Le cose che dovete fare voi sono quelle a più alto valore aggiunto ma con quale criterio scegliere le priorità?

Dobbiamo dare priorità alle attività importanti tenendo conto delle scadenze: ma come facciamo a stabilire l’importanza di un’attività?

Le attività ereditano l’importanza dagli obiettivi a cui si riferiscono (non esiste un’unità di misura) ovvero dalle conseguenze che ne derivano. La loro importanza può quindi variare nel tempo, in ragione di come cambiano i nostri obiettivi.

Abbiamo molte cose da fare, abbiamo degli obiettivi e dovremmo organizzare le cose da fare in relazione al raggiungimento degli obiettivi. Sembra facile ma tendiamo a fare tante cose riempiendo il nostro tempo con forse la sensazione di essere efficienti; in realtà facciamo tante attività ma ci ritroviamo ad essere lontani dalle mete prefissate, siamo stati cioè efficienti ma poco efficaci con la sensazione di aver “girato a vuoto” e da qui nasce lo stress, quel sentirsi sotto pressione senza una direzione chiara e un metodo che ci aiuti a semplificare le cose concentrandoci sull’essenziale, su quello che davvero conta per soddisfare i propri bisogni e valori.

Vediamo dunque la differenza tra efficienza ed efficacia:

Efficienza: ci consente di fare tante cose e nel migliore dei casi di farle bene.

Efficacia: ci consente di fare le cose giuste, quelle che ci avvicinano davvero ai nostri obiettivi.

Le persone ben organizzate, con una buona gestione delle loro priorità, riescono ad essere sia efficienti che efficaci, fanno dunque nel giusto ordine e senza dispendio di tempo superfluo le cose che vanno fatte per realizzare i loro scopi.

Al contrario possiamo essere inefficienti e inefficaci in due modi:

• raggiungendo troppo tardi un obiettivo corretto (inefficienti)
• raggiungendo un obiettivo sbagliato (inefficaci)

Altri accorgimenti utili sono minimizzare le interruzioni, gestire gli imprevisti: paradossalmente l’unico vero rimedio per far fronte agli imprevisti è quello di pianificarli, ritagliando una riserva di tempo per assorbirli senza affogare! Può essere una mezz’ora ogni mattina e ogni pomeriggio. E’ un po’ come per la puntualità: le persone puntuali sono quelle che prevedono l’anticipo necessario per fronteggiare gli imprevisti tipo la banale scusa del traffico o del parcheggio!

Infine, per non andare in affanno e conseguente stress, dobbiamo abituarci a delegare e a chiedere aiuto, sia nella vita professionale che in quella privata (e specialmente per le donne questa diventa una priorità a cui tendere), comprendere che non siamo onnipotenti, riconoscendo i nostri limiti ed accettandoli. Credere di poter controllare tutto e tutti è un’illusione e prima ne diventiamo consapevoli migliore diventerà la qualità della nostra vita.

Ricordiamo che abbiamo sempre possibilità di scelta: dire NO ad una richiesta che non riusciamo a soddisfare. Basilare è la modalità nel farlo, si dice “no” sempre a qualcosa, mai a qualcuno.

In realtà tutto sta nel come trattiamo il tempo, nel modo in cui lo consideriamo: se lo vediamo e consideriamo come tempo-amico possiamo fare un balzo in avanti sia sul piano del benessere che dell’efficacia!

Abbandoniamo i sensi di colpa: non c’è niente di male a voler fare le cose che ci piacciono, non c’è alcun valore nel fare cose che non ci danno soddisfazione. Il principio di mettere la passione in tutto quello che si fa vale sia per le scelte personali che per il lavoro; ascoltiamo le nostre riluttanze, paure, malesseri fisici, forse ci stanno dicendo che non siamo allineati con quello che vogliamo realmente. Domandatevi se tutte le cose che fate per eseguire ciò che vi si chiede e adempiere ai vostri doveri professionali, familiari e sociali siano realmente necessarie.

Un buon uso del tempo presuppone la non convenzionalità e l’aumento dell’efficacia.

Dall’altra parte ciò ci servirà per eliminare quelle attività non produttive, a basso valore che non ci recano né soddisfazione né piacere. Di solito si tende ad escludere questa possibilità, pensando di non riuscire a cambiare le cose. In realtà abbiamo ampi spazi di manovra!

Dietro l’allocazione del tempo si nasconde la problematica fondamentale di cosa vogliamo ottenere dalla nostra vita.

Sarebbe utile dedicare una riflessione approfondita su quanto sopra ponendosi una domanda fondamentale: se vi sia un disequilibrio sostanziale tra il tempo investito da una parte e i risultati conseguiti o la felicità ottenuta dall’altra.

A cura di: Raffaella Iaselli