Perché per lavorare da remoto efficacemente bisogna essere Agile
Pensate ad alcuni pendolari che arrivano a trascorrere fino a 3 ore della loro giornata sui mezzi di trasporto, ai genitori che a fatica si destreggiano nell’organizzarsi a portare i figli a scuola e alle attività pomeridiane, o a chi svolge un ruolo che può tranquillamente fare da casa costretto a presenziare la propria scrivania.
I benefici dello smart working sono moltissimi. In questo periodo di “distanziamento sociale” obbligato, tutti quelli la cui mansione lavorativa lo ha permesso, lo hanno sperimentato e non possiamo più negare che si può fare e anche molto bene.
Perché Agile fa rima con Smart working?
Esistono nel mondo più di un centinaio di organizzazioni che lavorano interamente da remoto.
Molte di queste organizzazioni potrebbero non definirsi Agili ma in sostanza, proprio per il fatto di lavorare da remoto, hanno adottato principi e valori del mindset Agile.
Potremmo dire che queste aziende sono molto più brave nel reclutare i giusti candidati rispetto a quelle con uffici fisici poiché con i dipendenti non si sono mai visti di persona e hanno affinato il loro processo di recruiting per essere sicure di assumere le persone giuste. Inoltre possono contare su una maggiore platea di candidati, dato che le persone da assumere possono trovarsi in qualsiasi parte del mondo.
Queste organizzazioni sanno bene che per organizzare il lavoro da casa ci vogliono delle linee guida ben precise e condivise con tutti i dipendenti. Non a caso tra i principi Agile a cui facevo riferimento prima rientrano la trasparenza radicale, la comunicazione efficace, l’auto-organizzazione e la responsabilità del proprio lavoro e dei propri obiettivi.
Auto-organizzazione
Non trovandosi nello stesso luogo fisico dei propri colleghi, diventa fondamentale trovare momenti di allineamento sulle attività lavorative. In Agile, indipendentemente dalla metodologia adottata, si procede svolgendo Daily meeting o Stand-Up meeting quotidiani. Si tratta di un meeting time-boxed di 15 minuti in cui i team si allineano sulle attività svolte e su quelle che faranno prossimamente, per verificare che le priorità siano ancora le stesse e capire se ci siano impedimenti da risolvere (e come è possibile farlo). Inoltre, se qualcuno avesse bisogno di aiuto quello è il momento per condividerlo e chiederlo. Chiaramente per farlo occorre un buon livello di sicurezza psicologica. Questi momenti, importanti anche trovandosi nello stesso luogo fisico, diventano ancora più importanti quando si lavora da remoto.
Trasparenza radicale
La trasparenza è un principio chiave in Agile ed é alla base sia della condivisione che della collaborazione. Sono due le forme della trasparenza, quella verticale che consiste nella condivisione dello scopo del lavoro e degli obiettivi, e quella orizzontale dove tutti sanno che cosa stanno facendo gli altri componenti del team e hanno a disposizione tutte le informazioni che necessitano per il loro lavoro. La trasparenza è l’opposto della distribuzione discrezionale dell’informazione.
In un ambiente fisico di solito si utilizzano delle grandi lavagne, poste in stanze comuni accessibili a tutti, che danno indicazioni sul lavoro che si sta svolgendo e il suo andamento (Visual Management System / Big Visual Chart / Information Radiator). Vengono poi organizzati dei Repository, che ognuno contribuisce ad alimentare e manutenere, dove sono reperibili tutte le informazioni del progetto.
In remoto tutto questo diventa virtuale ed è quindi necessario utilizzare strumenti di condivisione accessibili ai componenti del team e canali di comunicazione aperti. Slack e altri strumenti online permettono di avere gruppi di lavoro ben organizzati.
Alcune aziende che lavorano interamente da remoto hanno dei canali dedicati alle attività lavorative e altri dedicati all’intrattenimento o alla formazione, anche non strettamente connessi all’attività che si sta svolgendo.
Per fare un esempio: possono esserci gruppi dove chi ha più esperienza condivide formazione, libri o articoli che possono essere utili ai colleghi e i nuovi arrivati possono conoscere meglio le loro esperienze e in quali attività ognuno può dare maggior contributo.
Alcune aziende con dipendenti che non si sono mai conosciuti di persona incoraggiano i team a svolgere “pause caffè” in videochiamata per conoscersi meglio e stringere legami che vanno al di là e al di fuori di quelli prettamente lavorativi.
Comunicazione efficace
La tecnologia ci viene in aiuto fornendo un’infinità di strumenti di comunicazione, chat, videochiamate, lavagne collaborative, e spazi virtuali condivisi per organizzarsi al meglio.
Certamente la comunicazione faccia a faccia è preferibile, più immediata, senza interruzioni di rete lenta. Ma i team sanno che in mancanza delle interazioni di persona ci sono alcuni accorgimenti che permettono una comunicazione più efficace, come ad esempio:
- tenere sempre la videocamera accesa, che ci permette di vedere le espressioni facciali della persona al di là dello schermo ed evitare incomprensioni e/o interpretazioni;
- munirsi di microfoni e strumenti che aiutano a non avere interruzioni di audio e video;
- può tornare utile anche avere uno schermo abbastanza grande per non sforzare la vista. Ancora più efficace munirsi di due schermi per poter visionare i propri fogli di lavoro e le persone collegate in videochiamata allo stesso tempo.
Responsabilità del proprio lavoro e dei propri obiettivi
Una delle maggiori preoccupazioni di capi e manager riguardo al lavoro da remoto è: come faccio ad avere la certezza che le persone stiano realmente lavorando e non si stiano invece rilassando?
Certo la fiducia è alla base di tutto, ma proprio per questo occorre che siano molto chiari gli obiettivi che il team vuole ottenere. A questo scopo esistono dei meeting specifici che servono a definire gli obiettivi, auto-assegnarsi i compiti, discutere criticità, trovare soluzioni e ottenere l’impegno da parte di tutti.
Quando sono presenti e condivisi i tre punti precedenti di trasparenza, comunicazione e auto-organizzazione i dipendenti si sentono liberi e responsabili di ciò che producono senza il bisogno che qualcuno controlli cosa stanno producendo.
Nel lavoro del futuro faremo più smart working
Ma il futuro è già qui. Quello che abbiamo vissuto nel periodo di quarantena ha prodotto un’accelerazione del cambiamento.
Se prima non pensavamo che per un’azienda fosse possibile lavorare interamente da remoto, ora abbiamo visto che si può.
E non solo. Abbiamo visto che funziona molto bene.
In un articolo pubblicato su Forbes il 19 aprile 2020, Steve Denning scrive il suo contributo proprio riguardo alle possibilità che quest’accelerazione ha generato, in termini sia positivi che negativi.
Uno dei punti più interessanti che sviluppa è la possibilità per le aziende di rivedere e migliorare i propri processi interni seguendo 3 principi Agile:
- l’ossessione nel creare continuamente valore al cliente finale,
- lavorare in piccoli team auto-organizzati e in cicli brevi,
- funzionare come una rete basata sulle competenze piuttosto che una gerarchia verticale basata sull’autorità.
Articolo a cura di Fabio Lisca
Fabio Lisca founder di Agile School accreditata da International Consortium for Agile. Affianca le organizzazioni nei progetti di implementazione Agile dal progetto pilota alla Business Agility. Sta sviluppando e diffondendo le nuove pratiche Agile People Strategy e le nuove competenze delle organizzazioni Agile. Autore di Il quinto paradigma (Franco Angeli) in cui racconta le storie, le trasformazioni, i metodi, gli strumenti, i modelli operativi e come hanno cambiato Mindset le organizzazioni Agile. E di Business Agility (Franco Angeli) in cui spiega cosa è e come funziona la Business Agility e perché oggi è necessaria. Agile Business Coach, PCC @ ICF, Professional Scrum Master @ Scrum Org, ICAgile Authorised Instructor.
