Project Management – norme e dintorni: cosa fare
La disciplina del Project Management è strategica per le organizzazioni; è l’elemento grazie al quale queste ultime possono migliorare le proprie performance e raggiungere i propri obiettivi strategici. Purtroppo non tutti ne sono consapevoli. I motivi non verranno qui trattati: sarebbe troppo complesso; ci limiteremo a dare dei suggerimenti per consentire, alle organizzazioni che vorranno intraprendere questo cambiamento, di indirizzare meglio i propri sforzi.
Se mi dovessero chiedere qual è lo standard di Project Management che meglio potrebbe consentire alle organizzazioni di avere successo? La risposta sarebbe: non lo so. Non c’è, infatti, una soluzione univoca, una soluzione che possa adattarsi ad ogni circostanza. La risposta può essere trovata solo con la conoscenza della propria organizzazione, del proprio business, delle risorse e del mondo della gestione progetti.
Perché utilizziamo il termine mondo? Perché ci sono organizzazioni e organismi che hanno dettato norme, standard e metodologie a livello nazionale e internazionale e ognuna di esse può dare spunti di riflessione che possono arricchire le organizzazioni e aiutarle nel gestire meglio le proprie attività. Concentriamoci allora su questo aspetto.
Quali sono queste norme, standard e metodologie e chi le gestisce? In che modo possono esserci utili? Partiamo dalla seconda domanda. Fondamentale è la conoscenza non di un unico approccio al Project Management (norme, standard e metodologie) ma di un orizzonte molto più vasto, perché solamente attraverso la conoscenza di differenti modalità di gestione si ha la possibilità di cogliere elementi caratteristici, presenti solo in alcuni, che potrebbero arricchire la strategia e consentire di raggiungere risultati di maggior rilievo con un uso più efficace delle risorse. Non esiste una modalità di gestione dei progetti “migliore”, esistono tante modalità che contribuiscono a un modello, il proprio, quello che meglio si integra nella realtà della propria organizzazione.
Per definire la nostra soluzione dovremo lavorare unendo alcuni elementi: la tipologia di progetti, il business dell’organizzazione, le risorse, il contesto culturale, la governance dell’organizzazione e la conoscenza della gestione dei progetti. Vorrei soffermarmi su quest’ultimo elemento: è imperativo che le organizzazioni non sposino un unico modello ma abbiano una conoscenza molto più diffusa così da poter valutare e cogliere alcuni elementi che possano andare a definire il loro personale approccio, partendo da una formazione diffusa in Project Management, prerequisito per una strategia di successo. Altrettanto strategica è la creazione di una cultura di Project Management che possa abbracciare tutta l’organizzazione, poiché tutte le persone, a tutti i livelli, sono coinvolte nella gestione dei progetti. Solamente attraverso la definizione di strumenti, regole e organizzazione, le aziende saranno in grado di rispondere sempre meglio alle sollecitazioni del mercato. Ricordiamoci che le grandi rivoluzioni, in un contesto di organizzazione, non si fanno dal basso ma dall’alto: per questo motivo si deve investire anche nella formazione dei vertici cosicché sappiano come affrontare e gestire il cambiamento.
Ritorniamo ora alla prima domanda, definendo cosa sono le norme, gli standard e le metodologie, prima di addentrarci nella loro elencazione e descrizione.
– Norma: fornisce linee guida riportando una descrizione ad alto livello dei concetti e dei processi che si considerano costituire “buone pratiche”;
– Standard: modello-tipo al quale ci si uniforma, ci si adegua, o che viene preso come termine di riferimento;
– Metodologia: definisce una serie di processi e di documenti finalizzati a garantire il presidio delle fasi di un progetto all’interno di un’organizzazione.
Partiamo ora a esplorare il mondo complesso delle conoscenze del Project Management.
Norma
Parliamo di norme definite dall’ISO (International Organization for Standardization). Dal 2009, l’ISO ha iniziato a definire una serie di norme per la gestione dei progetti partendo dalla 21500, quale capostipite. A onor del vero, era già partita qualche anno prima, con la definizione della norma sulla qualità nei progetti, a cui, però, non fece seguito nessun altro sviluppo. Qui possiamo trovare l’elenco delle norme relative alla gestione dei progetti o ad essi collegate:
- ISO 10005 – Quality management systems – Guidelines for quality plans. Linea guida per la definizione dei piani della qualità al fine di fornire uno strumento per mettere in relazione i requisiti di processo, prodotto, progetto con le modalità di lavoro che supportano la realizzazione del prodotto.
- ISO 10006 – Quality management systems – Guidelines for quality management in projects. Basato, strutturalmente, sullo standard del PMI (Project Management Institute). Descrive i principi e le pratiche di gestione della qualità nei progetti per consentire di raggiungere gli obiettivi di qualità.
- ISO 10007 – Quality management systems — Guidelines for configuration management. Consente di gestire il life-cycle del prodotto, dalla sua concezione alla sua chiusura, attraverso gli elementi di configurazione ed alle informazioni annesse. Fornisce una linea guida per l’identificazione e la tracciabilità dei requisiti fisici e funzionali del prodotto. Garantisce, inoltre, che le informazioni di configurazione siano accessibili e disponibili, in modo accurato.
- ISO 21500 – Guidance on Project Management. Ancor più della ISO 10006 subisce le influenze dello standard definito dal PMI. Fornisce una guida sui concetti ed i processi di Project Management, ritenuti importanti o che hanno influenza sulle prestazioni dei progetti. Come anche il PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del PMI, fornisce la base su cui progetti definiti dalle metodologie possono costruire il loro impianto di gestione.
- ISO 21503 – Project, programme and portfolio management – Guidance on programme management. Fornisce una guida su concetti, prerequisiti e pratiche di gestione dei programmi.
- ISO 21504 – Project, programme and portfolio management — Guidance on portfolio management. Fornisce una guida per la gestione di un portafoglio di progetti e programmi al fine di supportare le strategie dell’organizzazione fornendo un supporto organizzativo.
- ISO 21505 – Project, programme and portfolio management. Guidance on governance. Descrive il contesto e le line guida per la governance di progetti, programmi e portfolii.
- ISO 21506 – Project, programme and portfolio management — Vocabulary. Fornisce la definizione utilizzata dalla maggior parte delle organizzazioni nell’ambito della gestione progetti.
- ISO 21508 – Earned value management in project and programme management. Fornisce una guida sui processi per la gestione dell’Earned Value e sulla definizione delle metriche per il controllo di programmi e progetti.
- ISO 21511 – Work breakdown structures for project and programme management. Fornisce termini, definizioni, caratteristiche, benefici e modalità di utilizzo per la creazione e gestione di una struttura di scomposizione del lavoro.
- ISO 31000 – Risk management — Principles and guidelines. Definisce come un’organizzazione può individuare, prevenire e gestire tutti i rischi che potrebbero interessare le proprie attività attraverso un approccio strutturato.
- ISO 31010 – Risk management — Risk assessment techniques. Direttamente collegata alla ISO 31000, fornisce una guida per la selezione e l’applicazione di tecniche per la valutazione del rischio in una vasta gamma di situazioni.
È giusto citare anche la norma definita dall’UNI (Ente Italiano di Normazione) a seguito della legge n. 4 del 2013 in cui potevano essere riconosciute, dallo Stato italiano, delle professioni che non facessero parte di ordini. In tale contesto è stata prodotta la UNI 11648 (Attività professionali non regolamentate – Project manager – Definizione dei requisiti di conoscenza, abilità e competenza), mediante la quale gli istituti di certificazione hanno la possibilità di certificare i Project Manager che rispondono a determinate caratteristiche. Questa norma si basa, per il corpo delle conoscenze, sulla ISO 21500.
Standard
Quelli maggiormente diffusi in Italia e, di conseguenza, quelli su cui ci soffermeremo sono stati definiti dal PMI (Project Management Institute) e dall’IPMA (International Project Management Association).
- PMBoK (Project Management Body of Knowledge) – Sviluppato dal PMI, la più importante associazione di Project Management. Rappresenta a livello mondiale lo standard maggiormente utilizzato. Aggiornato periodicamente, mediamente ogni 4 anni, integra miglioramenti suggeriti dalla pratica della professione e non da un esercizio meramente accademico. Lo standard aiuta le organizzazioni nel definire il loro sistema di gestione del progetto, identificando strumenti, tecniche e processi che meglio possono adattarsi alle specifiche esigenze.
- ICB (Individual Competence Baseline) – L’IPMA è stata la prima associazione di Project Management ad essere stata costituita (1965). Ha definito uno standard, in cui sono state definite le competenze che dovrebbe avere il Project Manager per poter gestire efficacemente i progetti. Queste competenze sono state definite e riprese anche dall’ISO 21500 come: personali (i classici soft skill), contestuali (in collegamento con l’organizzazione) e tecnici (gestione del progetto dal punto di vista tecnico)
Metodologia
Come metodologia degna di nota, nel contesto europeo, ha sicuramente un posto d’onore il PRINCE2.
- PRINCE2 – Sviluppato originariamente dalla CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) come PROMPT, successivamente è stato preso in carico dall’OGC (Office of Government Commerce). È ora lo standard de facto per il Project Management nel Regno Unito e per tutte le società di origine anglosassone. Descrivere procedure e processi ad alto livello per coordinare persone ed attività in un progetto, per pianificare e controllare il progetto.
Da notare che i tre organismi citati – PMI, IPMA e OGC – hanno definito degli schemi di certificazione per la certificazione dei Project Manager a differenti livelli. Anche in merito alla norma ISO 21500 e la collegata UNI 11648, in Italia, c’è la possibilità di certificare le persone.
Articolo a cura di Antonio Bassi
Antonio Bassi, PMP®. Dopo aver dedicato 25 anni in aziende di natura bancaria, informatica, telecomunicazioni e della consulenza, approda in SUPSI (Scuola Universitaria Professionale della Svizzera Italiana), dove è docente di Project Management sia nella formazione di base che nella formazione continua. Responsabile del Master SUPSI in Project, Program e Portfolio Management. Presidente dell’Associazione di Project Management-Ticino (APM-Ticino).
