Viaggiare in sicurezza: una priorità per le aziende

I rischi nel mondo sono aumentati e le aziende ne devono tenere conto implementando un programma integrato e proattivo per tutelare i propri dipendenti in viaggio ed essere pronti a gestire le emergenze. Le TMC sono in prima linea con tool innovativi e soluzioni ad hoc.

La tutela dei viaggiatori da criticità e rischi crescenti in tutto il mondo è una priorità assoluta per le aziende. Minacce e attacchi terroristici, terremoti e disastri naturali, epidemie segnano purtroppo la cronaca quotidiana e la percezione dei viaggiatori sulla sicurezza ne viene pesantemente influenzata. A rendere più complessa la gestione della safety & security e la valutazione del rischio per i dipendenti in trasferta è il cambiamento nello scenario internazionale, che presenta pericoli non più solo in Paesi un tempo considerati poco sicuri ma anche in quelli più avanzati. La necessità delle aziende di minimizzare i rischi e farsi trovare pronti è forte, anche perché il duty of care delle aziende non è solo una necessità morale ma un’esigenza concreta, fondamentale per assicurarsi che i dipendenti siano disponibili a spostarsi per motivi di lavoro.

Sta diventando dunque sempre più urgente per le aziende adottare un approccio strategico alla sicurezza dei viaggiatori, prevedendo strumenti e processi adeguati e affidandosi alla consulenza di partner specializzati e con una solida esperienza in questo ambito come le agenzie specializzate nella gestione delle trasferte aziendali, le Travel Management Company (TMC).

Grazie all’assistenza di TMC ben strutturate, in particolare, si possono predisporre soluzioni avanzate e integrabili efficacemente con i sistemi aziendali – come il pacchetto di servizi dedicati CWT Safety & Security -, che consentono di anticipare possibili disagi e assistere i viaggiatori.

Un sistema coordinato

«La parte più importante di risk management va approntata prima del viaggio, preparandosi in anticipo – spiega Alessandra Pisanu, Senior Director Program Management di CWT Italia -. Occorre valutare i fattori di rischio in riferimento alla situazione geopolitica, di sicurezza, sanitaria e ambientale della destinazione del viaggio». Le TMC possono mettere a disposizione informazioni generali su tutti questi aspetti, ma in caso di situazioni particolarmente rischiose o dubbie può essere utile svolgere un approfondimento, con dossier dedicati.

La gamma di eventualità da coprire è molto vasta. «Può accadere, nei casi più gravi, che un viaggiatore si trovi in una località interessata da un disastro naturale o da un peggioramento nella sicurezza – aggiunge Pisanu -, e in quel caso la priorità è localizzarlo, comunicare con lui e riproteggerlo». Ma molto più spesso accade che i viaggiatori prima della partenza verso destinazioni che presentano alcuni rischi (sanitari o di sicurezza) abbiano bisogno di informazioni approfondite sul tipo di profilassi preventive o atteggiamenti che dovranno tenere una volta arrivati, piuttosto che necessitino di medicinali urgenti dimenticati a casa o divenuti necessari per improvvisi problemi. In tutti questi casi il responsabile viaggi deve essere preparato e poter contare su partner esperti, con una rete globale e capaci di risposte veloci ed efficaci. «L’esperienza insegna, infatti, che per rispondere in modo soddisfacente a richieste urgenti, non previste e diversificate, è necessario disporre di una organizzazione adeguata che possa agire con rapidità e senza esitazioni» conclude Pisanu.

Prepararsi in anticipo

Prima di partire è utile, infatti, un’azione di travel intelligence finalizzata a intercettare preventivamente tutti le possibili criticità legate a una destinazione, sia quelle endemiche sia quelle emergenti, così da avere sempre chiara la mappa dei rischi nel mondo, che alcuni tool dedicati – come CWT AnalytIQs – visualizzano a colpo d’occhio. Oppure in caso di viaggi verso aree particolarmente rischiose si può, per esempio, decidere di approntare un processo autorizzativo più stringente e a più livelli (includendo per esempio anche l’autorizzazione a partire anche da parte del risk manager aziendale, laddove presente).

Queste e altre informazioni utili non devono però restare “patrimonio” di travel manager e responsabili aziendali, ma devono essere trasmesse in modo completo, chiaro e sintetico ai viaggiatori che si accingono a partire, anche grazie agli agili strumenti di comunicazione con i viaggiatori approntati dalla TMC. Non solo informazioni sulle profilassi sanitarie legate a vaccinazioni o precauzioni da tenere in rapporto a specifiche malattie, ma anche rilievi di tipo legale – sottolineando, in particolare, gli aspetti diversi rispetto alla cultura giuridica del Paese di provenienza – nonché le peculiarità culturali di cui un viaggiatore deve tenere conto. In caso di situazioni particolarmente complesse e pericolose si possono poi mettere a disposizione dei traveller dossier di approfondimento (su destinazioni o crisi specifiche come l’epidemia di Ebola) o organizzare dei training di formazione ad hoc.

Valide risposte dalla tecnologia

Le innovazioni tecnologiche, poi, possono senz’altro rappresentare un valido aiuto per tenere costantemente monitorati gli spostamenti dei viaggiatori aziendali. «Esistono tool avanzati di traveller tracking – spiega Loretta Bartolucci, Senior Director Sales di CWT Italia – come quello presente all’interno di CWT AnalytIQs, che consentono di sapere rapidamente, e con dati aggiornati in tempo reale, quanti dipendenti sono presenti in una destinazione o di ricercarli per volo o hotel, così da capire se una data emergenza sta impattando o potrebbe impattare sui collaboratori in missione».

Possono essere poi predisposti validi canali di comunicazione bidirezionale così da poter contattare il viaggiatore ovunque si trovi (a seconda del caso via email, sms, telefono, satellitare, ecc.) o dargli modo di mettersi in contatto con i propri referenti della TMC o in azienda in caso di necessità.

Molto si può fare oggi poi grazie al mobile. «Tramite la nostra app CWT To Go per esempio il viaggiatore riceve alert aggiornati in tempo reale su cambi di gate, ritardi e cancellazioni di voli dovuti a scioperi, maltempo e problemi di varia natura – aggiunge Bartolucci – o può facilmente mettersi in contatto con un esperto in caso di bisogno, semplicemente cliccando su un solo bottone».

In definitiva è necessario creare una cultura condivisa della sicurezza che coinvolga tutte le funzioni aziendali, i collaboratori, la TMC e gli altri partner, così che gli sforzi siano coordinati e le informazioni sempre disponibili e aggiornate.