Come trasformare le pratiche decisionali in azienda per reagire velocemente al cambiamento

Prendere decisioni migliori e in modo rapido è alla base del successo di un team così come di un’azienda. Prendiamo decisioni essenzialmente per due ragioni: per apportare un cambiamento o per reagire ad esso quando si verifica. E quando i cambiamenti sono incalzanti e repentini, il processo decisionale deve tenere il passo.

Quante riunioni, email e call si nascondono dietro una decisione?

Per un manager seguire un processo decisionale significa ascoltare gli input di altre persone, leggere i dati, analizzare i trend e comunicare poi la propria scelta di modo che gli altri possano eseguirla.

Per farlo, nella maggior parte delle organizzazioni ci si affida alla filosofia del “riuniamoci e decidiamo”, una sorta di telefono senza fili.

Nella migliore delle ipotesi le decisioni prese durante una riunione vengono condivise in una minuta, per poi restare sepolte tra le innumerevoli e-mail non lette. Nuove riunioni vengono poi pianificate per comunicare la decisione presa alle persone che dovranno occuparsi di realizzarla.

La mancanza di coinvolgimento, i disallineamenti, gli errori nel riportare le decisioni sembrano inevitabili e questo approccio si traduce generalmente in un’amnesia di gruppo fatta di “Non me lo ricordo”, “È la prima volta che ne sento parlare”, “Non avevo capito”.

Minore è l’allineamento, più si moltiplicano le riunioni per colmare le lacune, finendo in una spirale di procrastinazione e inefficienza.

Come il Design Sprint può aiutare le aziende

Ma come si può prendere una decisione efficace e allo stesso tempo allineare le persone su cui questa decisione avrà un impatto? Ogni azienda ha un contesto, un’identità e una cultura differenti, che rendono impossibile rispondere in modo univoco a questa domanda. Tuttavia, per introdurre un miglioramento nei processi decisionali può essere utile partire dalle pratiche già consolidate e utilizzate con successo da altre realtà.

Organizzazioni come Google, N26, Slack, Lego, ad esempio, utilizzano la metodologia del Design Sprint ogni qualvolta è necessario lavorare ad un nuovo progetto in modo rapido e condiviso con l’intero team. E i principi alla base di questo metodo vanno oltre il design, dimostrandosi validi anche per facilitare decisioni legate al business e alla gestione d’impresa.

Come funziona? L’idea alla base è quella di riunire il decisore e i diversi stakeholder allo stesso tavolo e attraversare in pochi giorni gli step necessari per elaborare una decisione, seguendo una checklist di esercizi mirati.

Condividendo l’impegno e le responsabilità con tutte le persone coinvolte, il Design Sprint aiuta a ridurre il rischio di prendere decisioni in contesti incerti e introduce robustezza mettendo intenzionalmente sotto stress la strada intrapresa, anticipando possibili rischi futuri.

Come funziona il Design Sprint

La metodologia, descritta in dettaglio nella Guida al Design Sprint, si articola nei seguenti step:

• definire un obiettivo o una sfida di business;
• all’interno della stessa azienda, coinvolgere persone con ruoli, competenze e prospettive differenti per ridurre i bias e considerare punti di vista alternativi;
• vagliare molteplici opzioni per risolvere il problema, per prendere decisioni più consapevoli;
• “prevedere” cosa potrebbe succedere in futuro, testando la soluzione individuata con le persone rappresentative del target finale su cui tale decisione ha un impatto (es. clienti, fornitori, colleghi);
• documentare cosa è stato deciso, l’allineamento del team data una determinata scelta e quali assunzioni iniziali sono state validate o smentite.

Per seguire questi passi occorrono 4 giorni, programmati secondo un’agenda chiara e definita.

Il Design Sprint aiuta non solo a migliorare il processo decisionale all’interno della propria organizzazione, ma anche a scardinare le dinamiche negative. La metodologia rende trasparente il processo decisionale facendo sentire il team più coinvolto e al contempo più motivato nel portare avanti quanto scelto, perché ne sono chiare a tutti le motivazioni.

Decisioni migliori per mitigare l’imprevedibilità del futuro

Se sceglierete di provare questo approccio, non solo potrete fare delle scelte condivise anticipando il potenziale impatto di un’idea ma riuscirete ad accorciare il ciclo decisionale, riducendo così i tempi di implementazione.

E in questo momento in cui conviviamo con cambiamenti drastici, la velocità di reazione unita ad una collaborazione efficace, è fondamentale per non trovarsi impreparati per il futuro che verrà.

Articolo a cura di Federica Pecoraro