Ricerca CWT e GBTA: le best practice per adottare una mobile strategy efficace nella gestione delle trasferte aziendali

La maggior parte delle aziende adotta delle app mobile e i viaggiatori desiderano utilizzarle, ma occorre definire programmi più strutturati

Più della metà dei travel manager ha promosso l’uso di un app mobile l’anno scorso, ma quasi il 70% indica di non aver definito una strategia mobile: lo rivela un recente studio condotto da GBTA Foundation in collaborazione con Carlson Wagonlit Travel (CWT) e Carlson Family Foundation. Tra le aziende che non hanno ancora adottato una strategia mobile, quasi la metà però dichiara che intende farlo nei prossimi due anni.

«Definire una strategia significa andare al di là delle singole applicazioni – sottolinea Dominique Betancourt, data insight manager di CWT Solutions Group -. Si richiede una visione più ampia che consideri i vari elementi della gestione delle trasferte e li riveda in un’ottica mobile per favorire l’engagement, la compliance e i risparmi».

Lo studio – dal titolo A Mobile Effect: Setting a Clear Mobile Travel Strategy – non solo analizza il livello di adozione attuale e futuro delle tecnologie mobili, ma evidenzia anche le opportunità offerte dalle applicazioni e presenta le best practice per attuare una strategia mobile. La ricerca ha rilevato, in particolare, che la maggior parte delle organizzazioni dispone già della tecnologia e che i viaggiatori intendono utilizzarla, ma occorre integrarla meglio con la cultura e gli obiettivi aziendali, nonché con le esigenze dei viaggiatori.

«La strategia mobile dovrebbe essere centrata su come rendere l’esperienza dei viaggiatori così semplice ed efficace da risultare più conveniente utilizzare gli strumenti e i canali preferenziali piuttosto che cercare soluzioni al di fuori – spiega Monica Sanchez, Research Director di GBTA Foundation -. Lo studio identifica le best practice su come avviare una strategia e sui passi successivi da intraprendere, consentendo ai responsabili viaggio aziendali sia di rispondere al meglio ai loro viaggiatori sia di ottimizzare la gestione delle trasferte».

Lo studio raccomanda quindi di compiere alcuni step preliminari, prima di rivedere o adottare una nuova strategia mobile. Tra questi: focalizzare gli obiettivi desiderati, mappare gli strumenti e i processi già in uso, identificare quali funzioni e figure aziendali sono responsabili della mobile policy e sono coinvolte nel processo decisionale, rivedere la propria mobile policy evidenziando cosa è autorizzato e cosa non è consentito fare.

Per pianificare una nuova strategia mobile, lo studio suggerisce inoltre alcune azioni:

• Condividere il progetto con tutti gli stakeholder interni ed esterni all’azienda;
• Assicurarsi di disporre dei dispostivi e tecnologie necessari;
• Creare una suite delle app raccomandate (della TMC, per le note spese, per la Safety & Security, ecc.);
• Includere all’interno della travel policy aziendale regole chiare sull’uso delle app;
• Disporre di strumenti di comunicazione diretta e bidirezionale con i dipendenti;
• Misurare i risultati sia in termini di saving che di esperienza dei viaggiatori;
• Restare aggiornati sulle novità del mercato e sui feedback dei viaggiatori.

«Anche in Italia sta crescendo l’attenzione di travel manager e viaggiatori verso le opportunità offerte dai device mobili – sottolinea Loretta Bartolucci, Senior Director Sales, Marketing & Advanced Client Solutions di CWT Italia -. Lo dimostra il successo della nuova funzione della app CWT To Go che consente di prenotare a costo zero una camera hotel, tra oltre 467.000 strutture nel mondo, direttamente dal proprio smartphone pagando al check-out (restando all’interno della travel policy e con il consolidamento automatico dei dati). E il ruolo del mobile è destinato a crescere, anche perché per la stessa app è già in fase di sperimentazione la prenotazione dei voli. Per questa ragione l’integrazione strategica del mobile nella gestione delle trasferte, così come evidenziato nella ricerca internazionale, si impone anche per i manager delle aziende italiane».

L’intero studio A Mobile Effect: Setting a Clear Mobile Travel Strategy è disponibile per il download gratuito al link.

Metodologia della ricerca

La metodologia della ricerca – che comprende sia una survey online tra 231 travel manager negli Stati Uniti sia una serie di interviste approfondite con travel manager in USA e in Europa – è descritta in dettaglio a pagina 3.