Trasformare le sfide in opportunità nella gestione dei team da remoto: il ruolo chiave della formazione

Lo smart working è, per molti, una soluzione vincente sotto ogni punto di vista: la qualità del lavoro migliora e i dipendenti sono più liberi di gestire il proprio tempo. Le aziende possono superare le sfide della collaborazione virtuale individuando soluzioni di project management che permettano di creare team agili e resilienti, indipendentemente dal luogo fisico in cui si trovano i loro componenti.

Organizzare incontri periodici individuali con i collaboratori può ridurre notevolmente il senso di isolamento, un problema già esistente aggravato dalla mancanza di interazione diretta tra i membri dei team che lavorano da remoto. Secondo i dati dell’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, infatti, solo il 9% dei lavoratori italiani si ritiene soddisfatto sul piano del proprio benessere psicologico, fisico e relazionale sul luogo di lavoro e tra le nuove generazioni il malessere è ancor più diffuso. È, dunque, necessario abbracciare un modello di leadership più evoluto per interpretare il nuovo ruolo della direzione HR e spostarsi sempre più verso forme di lavoro sostenibile abilitate dal digitale.

Un aiuto concreto per le aziende può arrivare dal coaching che, in quanto conversazione non-direttiva, è uno strumento potente ed efficace in grado di supportare i leader in questo percorso. Stando a quanto emerge dal report Total Economic Impact (TEI), commissionato da CoachHub e realizzato da Forrester Consulting, il coaching on demand è, infatti, in grado di migliorare le performance dei singoli e delle organizzazioni, apportando anche vantaggi per il benessere dei dipendenti, come ad esempio un morale più alto e una maggiore apertura rispetto ai processi di business e alle politiche di cambiamento. Il coaching può essere dunque visto come una sorta di partnership, in cui il coach rappresenta un compagno di viaggio che, attraverso un processo creativo, aiuta il coachee a riflettere e a trovare dentro di sé le giuste risposte, rendendo così possibile la massimizzazione del potenziale personale e professionale di ciascuno.

Il coaching può così diventare un alleato prezioso per trasformare in opportunità la serie di sfide che i responsabili dei team virtuali devono affrontare. Con le giuste soluzioni, ognuna di queste sfide potenziali può trasformarsi in un’opportunità per migliorare le performance, la comunicazione, la fiducia e la produttività.

Promuovere una cultura collaborativa

Ognuno ha il proprio stile comunicativo. Un leader deve essere d’esempio: ha la responsabilità di aggiornare regolarmente i collaboratori e definire qual è il livello di comunicazione richiesto a chi lavora da casa. Inoltre, può fornire linee guida scritte per stabilire quali tipi di messaggi devono essere inviati, tramite quali canali e come deve interagire chi lavora da remoto. In un contesto di lavoro agile, è importante favorire la collaborazione e il brainstorming da remoto esattamente come si farebbe nelle riunioni in presenza, in modo da evitare incomprensioni e risolvere i contrasti. Una ricerca pubblicata dalla Harvard Business Review mostra come i componenti dei team remoti abbiano più probabilità di sentirsi isolati rispetto ai colleghi che si recano in ufficio. Per ottenere un buon livello di collaborazione in un team virtuale è necessaria la presenza di un manager capace di creare una cultura di comunicazione aperta e trasversale all’organizzazione.

Coinvolgere il personale con regole chiare per rafforzare il senso di appartenenza

Le modalità di coinvolgimento di chi opta per lo smart working devono essere definite tempestivamente, per far sì che nessuno si senta alienato e demotivato. Fissando degli obiettivi tutto è più chiaro e ognuno sa cosa deve fare. Anche il coinvolgimento, infatti, ha bisogno di regole che aiutino i membri dei team remoti a collaborare con i colleghi di altre divisioni. Si possono, ad esempio, fissare videochiamate di aggiornamento quotidiane, fasce orarie in cui è possibile contattare il manager e, viceversa, gli orari in cui quest’ultimo può chiamare i componenti del team. Le regole di coinvolgimento possono riguardare anche la condivisione di informazioni e i momenti di collaborazione tra colleghi.

Infondere fiducia in un obiettivo comune

Tra le sfide dei team virtuali, infondere fiducia è una priorità assoluta. È fondamentale che i manager definiscano degli obiettivi comuni e che tutti i membri del team conoscano i criteri di giudizio dei progressi. È importante incentivare un’organizzazione del lavoro per risultati e una cultura volta alla trasparenza e all’innovazione.

Definire insieme un piano strategico

La pianificazione della strategia è il banco di prova dei manager, che devono essere un punto di riferimento per i collaboratori e rappresentare la stabilità dell’ambiente di lavoro in un contesto virtuale. Obiettivi, scadenze, procedure e persone coinvolte devono essere dichiarati senza possibilità di fraintendimenti. Una volta fissati gli obiettivi strategici, i manager possono organizzare riunioni periodiche individuali con i collaboratori in smart working e assicurarsi che le informazioni siano pienamente comprese per migliorare l’efficienza e la coesione del proprio team. Infine, devono verificare che le istruzioni siano chiare e richiedere sempre un feedback.

A cura di Alessandro Verrini, VP of Sales S. EMEA, LATAM, MEA di CoachHub